1.1Estos Términos regulan la relación entre G.I.A. Solutions (“el Prestador”, “nosotros”), nombre comercial bajo el cual una persona natural presta el servicio por sus propios derechos, y el restaurante que contrata la plataforma G.I.A. Solutions foods (“el Restaurante”, “tú”).

1.2 Aceptación. Al marcar la casilla en el registro aceptas estos Términos, incluida la Sección 5 sobre tus propios datos como usuario registrado, el Anexo de Procesamiento de Datos de la Sección 6 y el listado de proveedores del Anexo I. Esta aceptación es válida y vinculante conforme a la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos.

Plataforma: el software y los servicios ofrecidos bajo la marca G.I.A. Solutions foods.
Comensal: el cliente final del Restaurante que pide, recibe comprobantes o participa del programa de fidelidad. Es titular de datos personales.
Datos de Registro: el nombre del restaurante, tu nombre de contacto, teléfono, ciudad y correo electrónico que nos das al crear tu cuenta. Son tus propios datos como persona que se registra, distintos de los de tus Comensales.
Datos de Facturación: los datos del Comensal necesarios para emitir comprobantes electrónicos —nombre o razón social, cédula o RUC, correo y teléfono— y el archivo XML resultante.
Datos de Fidelidad: identificación, contacto, consumo asociado, puntos y canjes del Comensal en el programa de fidelidad.
Datos de Pedido y de Cuenta: los datos operativos de cada orden y los de las personas que el Restaurante registra como usuarias de la Plataforma.
Subencargados: los proveedores tecnológicos que tratan datos por nuestra instrucción, listados en el Anexo I.
LOPDP: la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador y su Reglamento. La SPDP es la Superintendencia que la vigila.
Término: días hábiles, excluidos sábados, domingos y días de descanso obligatorio.

3.1 La Plataforma permite administrar el menú, recibir y gestionar pedidos, emitir comprobantes electrónicos ante el SRI y operar un programa de fidelidad. Se presta por suscripción; el plan, precio y período se acuerdan al registrarte.

3.2 Podemos mejorar o ajustar la Plataforma. Si un cambio elimina una funcionalidad importante, te avisamos con treinta (30) días de anticipación.

3.3 Somos un proveedor de tecnología. No participamos en la relación entre el Restaurante y sus Comensales, ni respondemos por el menú, los precios o los productos.

(a) Datos tributarios. Los datos que registras para facturar —RUC, razón social, régimen, condición de agente de retención— son tuyos y de tu responsabilidad ante el SRI.

(b) Bases de legitimación. Actúas como Responsable del Tratamiento y defines la base legal de cada uso. Ten presente que facturar se ampara en una obligación legal y no requiere consentimiento; en cambio, el programa de fidelidad sí lo requiere, y el envío de promociones o la elaboración de perfiles requieren consentimiento expreso y revocable.

(c) Información y derechos. Informas a tus Comensales quién trata sus datos, para qué, por cuánto tiempo y cómo ejercer sus derechos, y atiendes directamente sus solicitudes dentro de los plazos de la LOPDP. También mantienes tu registro de actividades de tratamiento.

(d) Uso y seguridad. Respondes por el contenido de tu menú y por la relación de consumo con tus Comensales; usas la Plataforma conforme a la ley; asignas usuarios individuales a tu personal y revocas los accesos de quienes se desvinculan; y nos avisas sin demora de cualquier acceso no autorizado que detectes.

5.1 Cuando registras tu restaurante en la Plataforma recolectamos tus Datos de Registro. Es la información mínima necesaria para crear tu cuenta y operar el servicio. A diferencia de los Datos de Facturación, Fidelidad y de Pedido y de Cuenta de tus Comensales —donde actuamos como Encargados por tu instrucción, según la Sección 6—, respecto de tus propios Datos de Registro nosotros somos los Responsables del tratamiento.

5.2 Usamos tus Datos de Registro para: crear y administrar tu cuenta, brindarte soporte y contacto comercial, cumplir las obligaciones de este contrato y comunicarte novedades relevantes sobre tu suscripción.

5.3 El tratamiento se basa en la ejecución de este contrato y en el consentimiento que otorgas al marcar la casilla de aceptación en el formulario de registro, conforme a la LOPDP.

5.4 Nos apoyamos en los proveedores de infraestructura tecnológica listados en el Anexo I, que procesan tus Datos de Registro en nuestro nombre bajo acuerdos de confidencialidad. No vendemos ni compartimos tus datos con terceros para fines comerciales ajenos a la operación del servicio.

5.5 Conservamos tus Datos de Registro mientras tu cuenta permanezca activa y el tiempo adicional necesario para cumplir obligaciones legales o contractuales (ver Sección 7). Puedes solicitar la eliminación de tu cuenta y datos asociados en cualquier momento.

5.6 Como titular de tus Datos de Registro tienes derecho a acceder, rectificar, actualizar, eliminar (cancelar), oponerte al tratamiento y solicitar la portabilidad de tus datos personales. Para ejercer estos derechos, escríbenos a giasolutions.ec@outlook.com.

Esta Sección es nuestro acuerdo de encargo de tratamiento de los Datos de Facturación, Fidelidad y de Pedido y de Cuenta de tus Comensales y tu personal, conforme a la LOPDP y a la normativa de la SPDP sobre cláusulas de protección de datos en contratos.

6.1 Roles. Respecto de los datos de tus Comensales y de tu personal, tú eres el Responsable del Tratamiento y nosotros el Encargado. Si alguna vez usáramos esos datos para fines propios, seríamos Responsables de ese uso y responderíamos como tales.

6.2 Qué tratamos y por cuánto tiempo.

6.3 Instrucciones. Al aceptar estos Términos nos instruyes a tratar y conservar esos datos con esas finalidades y a apoyarnos en los proveedores del Anexo I. Solo tratamos los datos conforme a tus instrucciones y no los usamos para otra cosa. Si creemos que una instrucción tuya infringe la normativa, te lo decimos y podemos suspender su ejecución.

6.4 Nuestros compromisos.

— Aplicamos medidas de seguridad apropiadas al riesgo y las revisamos periódicamente.
— Mantenemos la confidencialidad de los datos, también después de terminada la relación, y tenemos acuerdos de confidencialidad con todo nuestro personal y colaboradores que acceden a ellos.
— No comunicamos los datos a terceros distintos de los proveedores del Anexo I, salvo instrucción tuya por escrito o mandato legal.
— Llevamos un registro de las actividades de tratamiento que hacemos por tu cuenta y te lo entregamos si lo pides.

6.5 Medidas de seguridad. Aislamiento lógico de datos por restaurante mediante arquitectura multiusuario con control de acceso a nivel de fila; cifrado en tránsito (TLS) y en reposo en todos los proveedores; cifrado adicional propio sobre los comprobantes antes de almacenarlos; credenciales individuales y perfiles por rol; registro de auditoría de accesos y operaciones; y respaldos automáticos con restauración verificable.

6.6 Incidentes y solicitudes de tus Comensales. Si ocurre una vulneración de seguridad —incluso en uno de nuestros proveedores— te avisamos dentro del término de dos (2) días desde que la conocemos, con la información disponible sobre qué pasó, a quiénes afecta y qué estamos haciendo, y te apoyamos para que notifiques a la SPDP y a los titulares si corresponde. Si un Comensal nos escribe directamente para ejercer sus derechos, no le respondemos nosotros: te trasladamos la solicitud también dentro de dos (2) días término y colaboramos para que la atiendas en los quince (15) días que da la ley.

6.7 Verificación. Puedes verificar nuestro cumplimiento mediante solicitudes de información o cuestionarios de seguridad y, con causa razonable, una auditoría al año, con quince (15) días de preaviso y a tu costa, salvo que revele un incumplimiento nuestro. Podemos atender este derecho entregando informes o certificaciones vigentes, propias o de nuestros proveedores.

6.8 Proveedores. Nos autorizas a apoyarnos en los Subencargados del Anexo I. Respondemos plenamente por ellos y les imponemos obligaciones equivalentes a las nuestras. Si incorporamos o sustituimos alguno, te avisamos con quince (15) días de anticipación, indicando quién es, en qué país está y qué servicio prestará. Puedes objetar el cambio con motivo fundado dentro de ese plazo; si mantienes la objeción, puedes terminar la suscripción sin penalidad y con reembolso proporcional de lo pagado y no usado.

6.9 Transferencias internacionales. Tus datos y los de tus Comensales se almacenan en servidores fuera del Ecuador. Como los países de destino no cuentan con declaratoria de nivel adecuado de la SPDP, estas transferencias se amparan en garantías adecuadas, mediante cláusulas contractuales tipo suscritas con cada proveedor, conforme a los artículos 55 y siguientes de la LOPDP y a la Norma General de Transferencias de la SPDP. Conservamos la documentación que lo acredita por al menos tres (3) años y te la entregamos, o la entregamos a la Autoridad, cuando se requiera.

6.10 Al terminar. Tienes treinta (30) días para exportar tus datos en un formato de uso común. Después los eliminamos de forma segura, salvo los que la ley obliga a conservar, que se guardan en una base separada y bloqueada con las mismas medidas de seguridad. Te damos constancia escrita de la eliminación si la pides.

7.1 Comprobantes electrónicos. Conforme al artículo 41 del Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios y a la Resolución NAC-DGERCGC18-00000233 del SRI, los archivos XML se conservan íntegros siete (7) años desde su autorización, aun después de terminada la suscripción.

7.2 Demás datos.

7.3 Puedes instruirnos por escrito la eliminación anticipada de cualquier categoría, salvo la sujeta a conservación legal. La ejecutamos dentro de quince (15) días.

8.1 El software, la marca y el diseño de la Plataforma son nuestros. Recibes un derecho de uso no exclusivo e intransferible mientras dure tu suscripción.

8.2 Tus datos, tu menú y tus imágenes son tuyos. Nos otorgas una licencia limitada para alojarlos y procesarlos solo con el fin de prestarte el servicio.

8.3 Podemos elaborar estadísticas agregadas y plenamente anonimizadas, que no permiten identificar a ningún Comensal ni al Restaurante, para mejorar el servicio. No usamos tus datos ni los de tus Comensales para entrenar modelos de inteligencia artificial, salvo autorización tuya por escrito.

8.4 Podemos mencionar tu nombre comercial y logotipo en nuestro portafolio. Puedes revocar esta autorización cuando quieras.

9.1La Plataforma se presta “tal cual” y “según disponibilidad”. No respondemos por fallas de proveedores de infraestructura o de conectividad, ni por rechazos del SRI derivados de información inexacta que hayas registrado o de la indisponibilidad de sus propios servicios, ni por daños indirectos o lucro cesante.

9.2 Cada parte responde por lo suyo. Nosotros respondemos por el funcionamiento de la Plataforma y por nuestras obligaciones como Encargado. Tú respondes por tus obligaciones como Responsable frente a tus Comensales, por tus datos tributarios y por tus productos y servicios.

9.3 Límite. Nuestra responsabilidad total frente a ti, por cualquier causa, no excederá lo que hayas pagado por el servicio en los tres (3) meses anteriores al hecho que motiva el reclamo.

9.4 Salvedades. Estos límites no aplican en caso de dolo o culpa grave nuestros debidamente probados. Nada en estos Términos nos exime de las obligaciones que la LOPDP nos impone como Encargado, ni limita los derechos que esa ley reconoce a los titulares.

10.1 Podemos suspender o terminar el acceso por falta de pago, uso fraudulento o incumplimiento grave, avisándote por correo y dándote cinco (5) días para corregir, salvo que la gravedad del caso exija actuar de inmediato.

10.2 Puedes terminar tu cuenta cuando quieras, con efecto al final del período de facturación en curso. Al terminar aplican los plazos de los numerales 6.10 y 7.1, y subsisten las Secciones 5, 6 —en confidencialidad, conservación y eliminación—, 7, 8, 9 y 11.

Intentaremos resolver cualquier diferencia mediante conversación directa y de buena fe dentro de quince (15) días hábiles. Si no lo logramos, acudiremos a mediación ante un centro legalmente reconocido de Quito, conforme a la Ley de Arbitraje y Mediación. Si la mediación no prospera, la controversia se someterá a los jueces competentes del cantón Quito, bajo leyes ecuatorianas. Esto no afecta las competencias de la SPDP en materia de protección de datos.

12.1 Podemos actualizar estos Términos por cambios normativos o del servicio, avisándote los cambios sustanciales con quince (15) días de anticipación. El uso continuado tras ese plazo implica aceptación.

12.2 Si el cambio amplía las finalidades del tratamiento o altera las garantías de las Secciones 5 o 6, pediremos tu aceptación expresa. Si no aceptas, puedes terminar sin penalidad con reembolso proporcional. Mantenemos un histórico de versiones disponible a tu solicitud.

G.I.A. Solutions es un nombre comercial, no una persona jurídica. Las obligaciones de estos Términos corresponden de manera personal y directa a la persona natural que opera bajo este nombre comercial, con los límites de la Sección 9 (Responsabilidad).

Para consultas sobre estos Términos, sobre tus datos como usuario registrado, sobre el Anexo de Procesamiento de Datos o sobre protección de datos personales en general, escríbenos a giasolutions.ec@outlook.com. Acusamos recibo dentro de dos (2) días término.